hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem wird im Auftrag von der ESG ELEKTRONIKSYSTEM- UND LOGISTIK-GMBH, München, („ESG“) durch die EQS  (EQS Group AG, Am Wasser 55, 8049 Zürich, Schweiz – im Folgenden „EQS“) betrieben. Der Betreiber EQS hat keinen Zugriff bzw. keine Einsicht in die erfassten Informationen.

Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist freiwillig. Die Internetadresse finden Sie am Ende dieser Seite.

Das Hinweisgebersystem soll die Regelkommunikation nicht ersetzen, sondern dient nur der Meldung von schwerwiegenden Verdachtsfällen auf einen Gesetzesverstoß oder, für solche Fälle, wo eine besondere Vertraulichkeit der Informationen gewährleistet werden muss. Meldungen können deshalb auch anonym abgegeben werden.

Bitte beachten Sie, dass bei Meldungen ohne Schilderung ausreichend konkrete Anhaltspunkte aus rechtlichen Gründen keine Bearbeitung möglich ist. Es wird darauf hingewiesen, dass bewusste Falschmeldungen und Verleumdungen rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Dies gilt nicht für Meldungen, die im guten Glauben abgegeben wurden und sich im Nachgang aber als falsch herausstellen.

Das Hinweisgebersystem ist durch verschiedene, technische Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Um den Schutz der Meldungen sicherzustellen, werden alle vertraulichen Informationen verschlüsselt. Ein Zugang zu dem System erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen; die Datenübertragung ist mittels eines SSL-Zertifikats geschützt. Innerhalb des Systems sind die Zugriffe über ein Berechtigungskonzept geregelt. Um die Anonymität des Hinweisgebers sicherzustellen, werden keine IP-Adressen gespeichert.

Die über das Hinweisgebersystem eingehenden Fragen und Hinweise werden von dem Compliance-Officer der ESG oder/und dessen Stellvertreter gesichtet, bewertet und zunächst auch bearbeitet (Vorprüfung). Bei Meldungen in Angelegenheiten des Datenschutzes wird der Datenschutzbeauftragte automatisch mit einbezogen. Die Berichtslinie des Compliance-Officer bzw. dessen Stellvertreter geht direkt zur Geschäftsführung und in Ausnahmefällen an den Aufsichtsrat, so dass grundsätzlich der höchst mögliche Grad an Vertraulichkeit gewährleistet ist.

In Abhängigkeit von der Einschätzung bzw. Bewertung der jeweiligen Meldung wird es jedoch vorkommen, dass weitere Personen, z.B. aus Revision und Recht, aber auch externe Personen mit hinzugezogen oder mit der Aufklärung beauftragt werden. In solchen Fällen wird diesen Personen auch ein Zugriffsrecht auf den jeweiligen Vorgang eingeräumt. In Abhängigkeit von dem Inhalt des Vorgangs kann es auch sein, dass die Bearbeitung an die lokale Organisation weitergegeben wird, sofern diese vom Inhalt der Meldung nicht selbst betroffen ist.

Darüber hinaus weisen wir daraufhin, dass die ESG ab einem bestimmten Zeitpunkt verpflichtet sein kann, die Informationen an staatliche Stellen, die für die Verfolgung von Straftaten zuständig sind weiterzugeben.

Entsprechend gesetzlicher Vorschriften ist die ESG verpflichtet Beschuldigte darüber zu informieren, dass ein Hinweis zu ihrer Person abgegeben worden ist, sofern die Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Damit die in der Meldung beschuldigte Person ihre eigenen Rechte wahrnehmen kann, wird sie - sobald dies die Untersuchung erlaubt - unter Wahrung der Anonymität der meldenden Person über den erhobenen Vorwurf informiert. Sie hat dann das Recht, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen.

Persönliche Daten werden nach Abschluss des Vorgangs nicht länger aufbewahrt, als gesetzlich zulässig.

Das Hinweisgebersystem können Sie unter dem folgenden Link aufrufen:

 

esg.integrityplatform.org

 

Damit der Aufruf des Hinweisgebersystems über die Homepage nicht nachvollzogen werden kann, kopieren Sie sich bitte die URL in die Adresszeile Ihres Browsers.